Zmiany w organizacji – jak przygotować na nie pracowników?

Zmiany w organizacji - jak przygotować na nie pracowników? Wyzwania organizacyjne w trakcie wprowadzania zmian. Rola komunikacji w procesie zmiany. Zmiany w organizacji i co dalej?

kompetencje miękkie Opublikowano: 22 maja 2018, NR 15/2018

Practical Events: Asia, jesteś odpowiedzialna m.in. za przygotowanie pracowników do transformacji na nowoczesny system zarządzania. Jak pracownicy reagują na zmianę? Jaka jest ich postawa?

Joanna Lipkowska: Jak w przypadku każdej zmiany to pełen przekrój- od pełnej aprobaty do niechęci i oporu. Ważne, by upewnić się, że manager pociągnie zespół za sobą. Nie znam firmy w której podczas zmian nie pojawiałyby się sytuacje kryzysowe, a komunikacja była zawsze idealna dla wszystkich stron. Moim zadaniem jest tu wnikliwa obserwacja i wsparcie managera, bo tam, gdzie kończy się dla niego podziw, zaczyna się rotacja.

 

PE: Biorąc pod uwagę dynamikę otaczającego nas świata coraz częściej zgadzamy się z tezą, że jedyną stałą rzeczą w życiu jest zmiana. Co jest prekursorem zmiany u Ciebie w firmie? Jak to się zaczęło?

Joanna Lipkowska: Zmiany zaczynają się od potrzeby osiągnięcia celów przy odpowiednim poziomie świadomości biznesowej. Kwestionowanie rozwiązań i poddawanie ich w wątpliwość to moim zdaniem najlepsza opcja zapewniająca rozwój. W grę wchodzi też walka z czasem. Nawet najlepiej przygotowane i sprawdzone rozwiązania za chwilę mogą nie być wystarczające i decydować o przewadze rynkowej lub jej braku. Hasłem przewodnim powinno być nastawienie na cele przy odpowiednim wykorzystaniu zasobów, kompetencji, współpracy i co najtrudniejsze – komunikacji. Czasami trzeba pozwolić uczestnikom się dotrzeć, ale trzymać rękę na pulsie i być pewnym, że będą szukali rozwiązań. Zdarza się później, że ci początkowo najbardziej sceptyczni potem najaktywniej wspierają projekt.

 

PE: Od czego zależy sukces we wprowadzaniu zmian organizacyjnych w przedsiębiorstwie?

Joanna Lipkowska: Po analizie i wybranych rozwiązaniach stawiam na komunikat, kontekst, zakres informacji, grupę docelową, dostosowanie do kultury organizacyjnej i ewentualne szkolenia- trzeba wiedzieć co, komu, kiedy, ile, jak i po co przekazać. Inaczej to są eksperymenty w biznesie i na ludziach. Nie polecam.

 

PE: Jakich błędów powinniśmy unikać przy przygotowywaniu pracowników na duże zmiany?

Joanna Lipkowska: Niebezpieczne jest m.in. to, że nie wszyscy będą rozumieli wagę, kierunek i cel zmiany. I swoją w nim rolę. Następnie to, że manager nie wesprze projektu, bo sam nie będzie do niego przekonany. Również brak umiejętności przyznania się do ewentualnego błędu wzbudza wątpliwości i daje pole do niepochlebnej oceny, a stąd łatwo o sztandarowe „to bez sensu”. I błąd najbardziej karygodny- brak rzetelnego zbierania i przetwarzania informacji od dołu na etapie projektowania zmian. A potem to już zostaje komunikacja…

 

PE: Liczba twoich klientów z około 400 powiększyła się ostatnio do ponad 800. Co w tym momencie jest dla Ciebie największym wyzwaniem?

Joanna Lipkowska: Nie tylko liczba się zmieniła, ale i specyfika klienta. Cieszę się, że w obecnej firmie mam okazję nabyć doświadczenie także w zakładzie produkcyjnym. I to jednym z najnowocześniejszych w Europie. To całkiem inny świat od tego, z którym stykałam się do tej pory, ale nie mniej ciekawy. Niedługo sezon i lista wyzwań jest całkiem spora. Staram się przewidywać fuckupy zanim się pojawią, ale statystycznie całkiem wyeliminować ich się nie da. W sezonie to niemożliwe, aby coś nie zagrało. I to mnie motywuje.

 

PE: W jaki sposób motywujesz ludzi do pracy?

Joanna Lipkowska: Ważne jest to, aby zidentyfikować indywidualne motywatory klientów. Taka lista na szczęście nie jest długa. Praca z ludźmi i ich rozwój zgodny z celami jest częścią pracy, która z kolei motywuje mnie. Klienci to widzą i obdarzają zaufaniem. Nie mam przyszytego kija do pleców, wychodzę do ludzi. Łatwiej wykorzystywać kompetencje w atmosferze niewymuszonej współpracy, ale tu też trzeba brać pod uwagę stopień rozwoju pracownika i dostosować do tego działanie. Słucham, obserwuję i łączę puzzle w spójny obraz, dzięki któremu wiem jak działać. W informacjach zwrotnych przeważają opinie „autentyczna” i „kompetentna”- to jeden z moich sukcesów.

 

PE: Wspomniałaś podczas spotkania, że jednym z ważniejszych zadań dla Ciebie jest sprawienie, aby Twoi podopieczni samodzielnie znajdywali rozwiązania w obecnych sytuacjach. Jakie metody pozwalają Ci osiągnąć zamierzone cele?

Joanna Lipkowska: Przede wszystkim trzeba dać ludziom daną odpowiedzialność, narzędzia do pracy i czas. Odpowiedni czas. Jeśli zasoby na to pozwalają szacuję na ile można w danej sytuacji pozwolić na to, by popełniali błędy. Innych z kolei trzeba umiejętnie naprowadzić, zmotywować. Czasem wystarczy parę zdań, czy konsultacja na temat ról danych osób w zespole. Trzeba umieć zwracać uwagę na niuanse, być dobrym obserwatorem i wiedzieć kiedy działać, albo przestać działać. 

 

PE: „Ja żyję kiedy wszystko się pali”, rozumiem, że życie w ciągłym biegu daję Ci przysłowiowego „kopa”?

Joanna Lipkowska: Zdecydowanie. Dobrze działam w stresie, czy w natłoku obowiązków. Patrząc potem wstecz zastanawiam się jakim cudem można aż tyle, na poziomie i w tak krótkim czasie. Wchodzę w pożar, czuję adrenalinę i działam jak dobrze zaprogramowany, uczący się robot. Ale potem, trzeba to zbilansować i naładować akumulatory.

 

PE: Wspomniałaś, że siłą napędową dla Ciebie samej jest czytanie kryminałów. Jak dreszczowce wpływają na Twoją codzienną pracę?

Joanna Lipkowska: Miedzy innymi dzięki nim łapię balans i odpoczywam. Gdy czytam o naprawdę trudnych procesach dochodzenia do sedna, to te z którymi się spotykam w życiu to już bułka z masłem. Roy Grace od Petera James’a imponuje mi niezłomnością i nastawieniem na cel, a bohaterzy Agathy Christie inteligencją i umiejętnością wyciągania wniosków. Ścigam się z nimi nieustannie. Gdyby nie wewnętrzny fokus na HR, kariera detektywa byłaby zdecydowanie do rozważenia.

 

Rozmowę przeprowadziła Anna Gierko
Conference & Learning Designer w Practical Events

Joanna Lipowska

Joanna Lipkowska, HR BP, Doświadczony praktyk w obszarze HR, manager i trener. Obecnie pracuje dla firmy Iglotex S.A., gdzie wdraża nowoczesne rozwiązania personalne. Jej ulubionymi obszarami są: rozwój managerski i pracowniczy, zarządzanie wiedzą oraz szeroko pojęta komunikacja.Prywatnie fanka podróży dalekich i bliskich.

Najczęściej czytane

Nowe szkolenie

close-link